ระบบที่ดีที่สุดสำหรับจัดระเบียบเอกสารสำหรับเด็กในโรงเรียนของคุณ

1 -

ความท้าทายกับเด็ก ๆ เอกสาร

จำนวนกระดาษที่บุตรหลานเดินทางกลับจากโรงเรียนเป็นประจำทุกสัปดาห์เป็นที่ส่าย มีจดหมายข่าวรายงานความคืบหน้าการให้คะแนนเอกสารโครงการใบอนุญาตและแบบฟอร์ม PTA

ทำโยนทั้งหมดของเด็กเอกสารของคุณลงในกองในมุมและลืมเกี่ยวกับมันได้หรือไม่ แน่นอนว่าสิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้! คุณเป็นแม่ทำงานที่มีเวลาน้อย คุณรู้ว่าบางส่วนของมันสามารถโยน บางอย่างที่คุณต้องการสำหรับช่วงเวลาสั้น ๆ และบางส่วนคุณไม่สามารถ (หรือไม่ต้องการ) โยนออก

ถ้าคุณชอบแม่ทำงานมากที่สุดระบบของคุณสำหรับการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียนเกี่ยวข้องกับตารางห้องครัวหรือเคาน์เตอร์ห้องครัวและคุณไม่สามารถดูเหมือนจะพบสิ่งที่คุณกำลังมองหาเมื่อคุณต้องการ

หากคุณเบื่อหน่ายใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงสุดสัปดาห์นี้และได้รับการจัด ใช้วิธีแก้ปัญหาแบบทีละขั้นตอนนี้เพื่อจัดระเบียบเอกสารโรงเรียนทุกครั้ง

2 -

เครื่องมือที่จำเป็นในการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียน

คุณจะต้องมีบางอย่างที่จะนำเอกสารทั้งหมดในที่ที่คุณต้องการเก็บไว้ นี่คือคำแนะนำบางส่วน:

• ตู้เก็บเอกสารแบบพกพาที่รองรับไฟล์แขวน
• ไฟล์แขวนสำหรับเด็กแต่ละคน
• ไฟล์แขวนเพิ่มเติม 2 ไฟล์
• ซองจดหมายขนาด 10 "x 13"

3 -

ป้ายกำกับไฟล์ที่แขวนไว้

ใช้ป้ายกำกับเหล่านี้ในป้ายชื่อไฟล์แขวนของคุณ:

ดำเนินการ / ลงชื่อ

โฟลเดอร์นี้จะใช้กับแบบฟอร์มที่ต้องมีการเซ็นชื่อเช่นใบอนุญาตซึ่งต้องส่งคืนคำร้องขอของครูข้อความประกาศ PTA และใบปลิวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ต้องเพิ่มลงในปฏิทินของคุณ

พื้นที่เก็บข้อมูลระยะสั้น

ไฟล์นี้มีไว้สำหรับแบบฟอร์มหรือข้อมูลที่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ตลอดไป แต่จะต้องอ้างอิงถึงบางจุดในอนาคตอันใกล้นี้ ตัวอย่างเช่นข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทางภาคสนามที่จะเกิดขึ้นซึ่งรวมถึงรายการสิ่งที่บุตรหลานของคุณจะต้องนำมาหรือใบปลิวงานรื่นเริงของโรงเรียน

ป้ายชื่อเดียวสำหรับชื่อเด็กแต่ละคน

โฟลเดอร์นี้มีไว้สำหรับเอกสารพิเศษของเด็กแต่ละคนรายงานความคืบหน้าผลการทดสอบรางวัลใบรับรองหรือโปรแกรมจากการเล่นในโรงเรียนหรือเหตุการณ์ทางดนตรี

4 -

ใส่ไฟล์ในถังเก็บข้อมูลแบบพกพาของคุณ

ขณะนี้ไฟล์ของคุณถูกระบุว่าเป็นเวลาที่จะนำพวกเขาออกไป เพิ่มไฟล์ที่แขวนไว้ในช่องจัดเก็บข้อมูลแบบพกพา เก็บถังไว้ในที่ที่ส่วนกลางเช่นห้องครัวหรือที่บ้าน ความลับขององค์กรด้านเอกสารคือการมีที่วางกระดาษ!

5 -

จัดเรียงกองกระดาษของคุณ

ตลอดทั้งสัปดาห์เมื่อบุตรหลานของคุณนำเอกสารโรงเรียนมาวางไว้ในโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ตามคำอธิบายในขั้นตอนที่หนึ่ง หรือให้บุตรหลานของคุณจัดระเบียบเอกสารของตัวเอง! ให้พวกเขาออกจากบ้านและมอบเอกสารที่คุณต้องการเช็คเอาท์

6 -

วิธีทบทวนเอกสารและดำเนินการ

ตรวจสอบไฟล์ Take Action / Sign

ทุกเย็นทบทวนเอกสารในไฟล์ Take Action / Sign ลงชื่อเข้าใช้แบบฟอร์มทั้งหมดและใบอนุญาตและนำไปวางไว้ในกระเป๋าเป้สะพายหลังของเด็ก เพิ่มการประชุมคอนเสิร์ตหรือกิจกรรมใหม่ ๆ ลงในปฏิทินของคุณ เมื่อทำเช่นนี้แล้วให้กรอกแบบฟอร์มในไฟล์พื้นที่จัดเก็บระยะสั้นเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตหรือรีไซเคิล

ทบทวนไฟล์พื้นที่จัดเก็บระยะสั้น

ตรวจทานเอกสารในไฟล์พื้นที่จัดเก็บข้อมูลระยะสั้นตามความจำเป็น ในวันที่ทำการศึกษานอกสถานที่คุณจะรู้ได้ทันทีว่าจะหาใบปลิวที่ไหนพร้อมรายละเอียดและคำแนะนำ เมื่อเหตุการณ์ได้เกิดขึ้นแล้วให้โยนแบบฟอร์มออกไป

การเก็บไฟล์ของเด็กแต่ละคน

สิ่งที่คุณต้องการบันทึกในระยะยาวจะอยู่ในไฟล์ของเด็กแต่ละคน

7 -

การจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา

ในตอนท้ายของแต่ละเทอมหรือปีการศึกษาให้นำเอกสารจากไฟล์ของเด็กแต่ละไฟล์ที่เป็นพิเศษสำหรับคุณหรือบุตรหลานของคุณ เก็บไว้ในซองจดหมายขนาด 10 "x 13" พร้อมกับชื่อของบุตรหลานและปีการศึกษาที่ระบุไว้ที่ด้านหน้า

เก็บซองจดหมายไว้ในลิ้นชักหรือถัง ขณะนี้คุณมีเอกสารพิเศษรางวัลและใบรับรองสำหรับเด็กแต่ละคนที่จัดโดยปีการศึกษาโดยไม่มีการทำงานพิเศษ

8 -

การดูแลรักษาเอกสารโรงเรียน

นี่เป็นทางออกที่ง่ายสำหรับการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียนที่เก็บรักษาไว้หากคุณปฏิบัติตามระเบียบวินัยประจำวันด้วยขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณอาจพบว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนไฟล์ที่แขวนไว้เป็นระยะ ๆ เนื่องจากการสึกหรอ

ยึดติดกับระบบนี้เพื่อให้ความวุ่นวายในเอกสารไม่ใช้เวลามากกว่าที่บ้านของคุณอีกต่อไป